有的企業將簡單的文檔管理稱為知識管理，值得商榷。知識管理（Knowledge Management，KM）就是為企業實現顯性知識和隱性知識共享提供新的途徑，是利用集體的智慧提高企業的應變和創新能力。知識管理包括幾個方面工作：建立知識庫；促進員工的知識交流；建立尊重知識的內部環境；把知識作為資產來管理。所謂知識管理系統是在組織中建構一個量化與質化的知識系統，讓組織中的資訊與知識透過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新、創新等過程，不斷地回饋到知識系統內，形成永不間斷的累積，個人與組織的知識成為組織智慧的循環，在企業組織中成為管理與應用的智慧資本，有助于企業做出正確的決策，以適應市場的變遷。

知識管理系統的三個特征是：具有知識庫、知識地圖、虛擬實踐社區。知識庫是知識工程中結構化、易操作、易利用、全面有組織的知識集群，是針對某一領域問題求解的需要，采用某種知識表示方式在計算機存儲器中存儲、組織、管理和使用的互相聯系的知識片集合。這些知識片包括與領域相關的理論知識、事實數據，由專家經驗得到的啟發式知識，如某領域內有關的定義、定理和運算法則以及常識性知識等。

固然文檔管理也是知識的范疇，但是遠遠不夠。對于制造業企業它還要包括產品設計知識庫、工藝設計知識庫、使用保養知識庫、維修知識庫、職工學習知識庫等。有了知識庫還要有知識地圖，知識地圖表達知識的位置、范圍，其所連接的內容為人、知識庫、數據庫、常見問題解答等，其目的在于清晰的表達和方便地查找利用。虛擬實踐社區是對某一問題、機遇和可能的解決方法有著共同學習興趣的人組成的群體。這些群體可以通過協同工作來幫助成員加快商業成果研發的速度，增加價值。具備這些特征和內容才稱得上是知識管理。 

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